Le spiegazioni del Ministero del Lavoro sulle buste paga. Il Ministero del Lavoro ha apportato modifiche alle buste paga. Nuove multe per mancata emissione delle buste paga

Le buste paga cartacee sono state cancellate: questa conclusione deriva dalla lettera del Ministero del Lavoro del 21/02/2017 n. 14–1/OOG-1560. L'organizzazione ha il diritto di inviare buste paga ai dipendenti tramite e-mail. Questa procedura non violerà il Codice del lavoro. La cosa principale è registrare un nuovo metodo di notifica in un documento interno, lavoro o contratto collettivo.

Il datore di lavoro è tenuto a informare i dipendenti sulle componenti della retribuzione. A tal fine, il reparto contabilità emette buste paga (articolo 136 del Codice del lavoro della Federazione Russa). Se l'azienda non informa i lavoratori, gli ispettori del lavoro hanno il diritto di multarli di 50mila rubli (articolo 5.27, parte 1, del Codice degli illeciti amministrativi della Federazione Russa). Inoltre, non è possibile contestare la multa nemmeno in tribunale (decisione del tribunale regionale di Sverdlovsk del 20 gennaio 2016 n. 72–98/2016).

Cancellazione buste paga cartacee

Il Codice del lavoro stabilisce che i dipendenti devono essere informati per iscritto sulle componenti della loro retribuzione. Non ci sono altri requisiti. Se invii il foglio via email, i dipendenti potranno leggere il documento e stamparlo. Il datore di lavoro darà seguito alla richiesta scritta. Pertanto, nella lettera n. 14–1/OOG-1560, il Ministero del Lavoro ha annullato le buste paga cartacee - è giunto alla conclusione che l'azienda ha il diritto di trasmetterle via e-mail.

Un altro modo per risparmiare sulla carta è inviare fogli tramite messaggio personale sul sito aziendale dell'azienda o fornire ai dipendenti l'accesso a un programma dove possono visualizzare i propri documenti. Tali metodi sono supportati dai giudici (sentenza di appello del tribunale regionale di Novosibirsk del 06/05/2014 n. 33–4700/2014).

Esempio di busta paga

Come passare alle buste paga elettroniche

È possibile emettere buste paga elettroniche, ad esempio via email? SÌ. Scrivi nei documenti interni che l'azienda invia volantini alle e-mail dei dipendenti. Ad esempio, fissare tali regole nel provvedimento con cui l'azienda ha approvato la forma della busta paga stessa (lettera di Rostrud del 18 marzo 2010 n. 739-6-1). Apporta modifiche in base all'ordine e familiarizzalo con i dipendenti. Vedi l'esempio qui sotto.

Come modificare l'ordine di emissione delle buste paga (frammento)

1. Apportare le seguenti modifiche al Regolamento sulla remunerazione della “Società” LLC del 08/09/13 n. 45.

I paragrafi 37 e 38 devono essere indicati come segue

"37. Il datore di lavoro si impegna a rilasciare le buste paga ai dipendenti il ​​giorno del pagamento della seconda metà del mese con una delle seguenti modalità:

Su carta;

Elettronicamente alla tua email di lavoro.

38. Per i dipendenti che dispongono di un indirizzo di posta elettronica aziendale, l'azienda invia la busta paga a questo indirizzo;

39. Per i dipendenti che non dispongono di un personal computer e di un indirizzo di posta elettronica aziendale sul posto di lavoro, l'azienda rilascia personalmente un documento su carta contro firma sul giornale di emissione della busta paga;

40. Se i dipendenti che non dispongono di un indirizzo di posta elettronica aziendale desiderano ricevere la busta paga tramite posta elettronica personale, scrivono una domanda nel modulo dall'Appendice 10 al presente regolamento e inviano il consenso al trattamento dei dati personali nel modulo dall'Appendice 6 al questo regolamento."

2. Il dipartimento Risorse umane dovrebbe familiarizzare tutti i dipendenti della "Società" LLC con le modifiche entro il 17 maggio. Responsabile – Direttore del Dipartimento Risorse Umane Sergeeva S.S.

Non è necessario avvisare i dipendenti delle modifiche con due mesi di anticipo, i cambiamenti non peggiorano la loro posizione (articolo 74 del Codice del lavoro della Federazione Russa);

Non tutti i lavoratori hanno accesso alla posta elettronica e a Internet. Pertanto, non è necessario eliminare completamente i documenti cartacei. Lascia entrambi i metodi di notifica. Anche questo non contraddice il codice.

Come confermare l'emissione di una busta paga

All'ispezione del lavoro, il datore di lavoro deve confermare di aver emesso le buste paga. Per fare ciò, configura l'invio di messaggi di conferma di lettura. Quando un dipendente riceve una lettera di questo tipo e la apre, riceverai un'e-mail di conferma. Salva un archivio dei messaggi inviati con le buste paga. In questo caso, puoi trovare rapidamente la lettera che ti serve.

I contabili che emettono buste paga ai dipendenti devono prestare particolare attenzione. Il Ministero del Lavoro ha approvato le modifiche alle buste paga.

Ciò che ha detto il Ministero del Lavoro

Il datore di lavoro deve informare il dipendente in quale importo consiste lo stipendio, quanto l'azienda ha trattenuto e per cosa e quale importo riceverà il dipendente (articolo 136 del Codice del lavoro della Federazione Russa). A questo scopo l’azienda emette una busta paga. L'articolo 136 del Codice del lavoro stabilisce che gli stipendi devono essere pagati almeno ogni metà mese. Ma questo non significa che la busta paga debba essere emessa due volte al mese.

Il Ministero del Lavoro ha chiarito che il Codice del Lavoro non stabilisce la procedura con cui un'azienda deve comunicare ai dipendenti le componenti della loro retribuzione. Il datore di lavoro deve approvare con provvedimento il modulo della busta paga. Nello stesso ordine puoi annotare la frequenza con cui l'azienda emette un documento. Di solito, il cedolino viene consegnato una volta al mese, quando viene emesso il saldo della retribuzione mensile (lettera del Ministero del Lavoro n. 14-1/OOG-4375).

Come preparare una busta paga

Emetti la tua busta paga in formato cartaceo o via email. Il Ministero del Lavoro lo consente (lettera del 21 febbraio 2017 n. 14-1/OOG-1560). I giudici inoltre non vedono una violazione nella distribuzione di volantini via Internet (sentenza di appello del tribunale regionale di Krasnoyarsk del 13 agosto 2012 n. 33-6671/2012). Scegli tu stesso la procedura di emissione e sanciscila nel regolamento sui salari o nell'ordine del manager (lettera di Rostrud del 18 marzo 2010 n. 739-6-1).

L'azienda non è obbligata a conservare seconde copie delle buste paga. Ma se non puoi confermare di aver rilasciato il documento, gli ispettori del lavoro possono multare l'azienda per un importo compreso tra 30.000 e 50.000 rubli. (Articolo 5.27 del Codice amministrativo). I giudici supporteranno gli ispettori (decisione del tribunale regionale di Sverdlovsk del 20 gennaio 2016 n. 72-98/2016).

Pertanto, se si emettono fogli su carta, tenere un registro separato dell'emissione o chiedere ai dipendenti di firmare la parte strappabile del foglio. Durante l'ispezione, gli ispettori del lavoro possono richiedere un documento che confermi l'emissione delle buste paga.

Scarica le istruzioni su come confermare l'emissione delle buste paga in

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Quando emette gli stipendi ai dipendenti, il contabile dell'azienda deve preparare le buste paga. Includono informazioni sull'importo del pagamento, nonché informazioni sul destinatario e sul pagatore.

La documentazione viene generata utilizzando un apposito modulo, ma nel 2018 sono state apportate alcune modifiche, quindi il contenuto della scheda è cambiato. Può comunque essere formato secondo la forma societaria, ma dovranno essere inseriti alcuni dati, senza i quali sarà considerato non valido.

Quali modifiche sono state apportate?

Il datore di lavoro deve informare i propri dipendenti qual è il loro stipendio e quanto denaro è stato trattenuto sotto forma di imposta sul reddito personale. A tal fine, sulla base dell'art. Sono in fase di formazione 136 CT. Indicano esattamente quale importo viene trasferito a ciascun dipendente dell'azienda in forma monetaria o non monetaria.

Codice del lavoro della Federazione Russa Articolo 136. Procedura, luogo e tempi di pagamento dei salari

Al momento del pagamento dei salari, il datore di lavoro è tenuto a comunicare per iscritto a ciascun dipendente:
1) sulle componenti della retribuzione a lui spettanti per il periodo di riferimento;
2) sull'importo degli altri importi maturati a favore del dipendente, compreso il risarcimento monetario per la violazione da parte del datore di lavoro del termine stabilito per il pagamento della retribuzione, delle ferie, dei pagamenti di licenziamento e (o) altri pagamenti dovuti al dipendente;
3) sull'importo e sui motivi delle detrazioni effettuate;
4) circa l'importo totale da pagare.
La forma della busta paga è approvata dal datore di lavoro, tenendo conto del parere dell'organo di rappresentanza dei lavoratori secondo le modalità previste dall'articolo 372 del presente Codice per l'adozione delle normative locali.
La retribuzione viene pagata al dipendente, di norma, nel luogo in cui svolge il lavoro o trasferita all'istituto di credito indicato nella domanda del dipendente, alle condizioni stabilite dal contratto collettivo o dal contratto di lavoro. Il dipendente ha il diritto di cambiare l'istituto di credito a cui trasferire lo stipendio comunicando per iscritto al datore di lavoro la modifica dei dettagli per il trasferimento dello stipendio entro e non oltre cinque giorni lavorativi prima del giorno del pagamento dello stipendio.
Il luogo e il momento del pagamento della retribuzione in forma non monetaria sono determinati da un contratto collettivo o da un contratto di lavoro.
La retribuzione viene pagata direttamente al dipendente, salvo nei casi in cui la legge federale o il contratto di lavoro prevedano un altro metodo di pagamento.
Gli stipendi vengono pagati almeno ogni metà mese. La data specifica per il pagamento della retribuzione è stabilita dalla normativa interna sul lavoro, da un contratto collettivo o da un contratto di lavoro entro e non oltre 15 giorni di calendario dalla fine del periodo per il quale è stata maturata.
Per alcune categorie di dipendenti, la legge federale può stabilire altre condizioni per il pagamento dei salari.
Se il giorno del pagamento coincide con un fine settimana o un giorno festivo non lavorativo, la retribuzione viene pagata alla vigilia di tale giorno.
Il pagamento delle ferie viene effettuato entro tre giorni prima dell'inizio.

La normativa prevede chiaramente che lo stipendio debba essere corrisposto in almeno due rate mensili. La forma della busta paga è approvata in modo indipendente da ciascuna azienda, ma gli atti legislativi contengono informazioni su quali informazioni obbligatorie sono incluse in questo documento.

In genere, la documentazione viene consegnata ai dipendenti alla fine del mese, quando viene pagato il resto dello stipendio.

Regole per la preparazione della documentazione

Non esiste una forma speciale unificata di busta paga, quindi tutte le organizzazioni hanno il diritto di sviluppare autonomamente l'aspetto di questo documento. I più comunemente utilizzati sono campioni speciali disponibili in programmi contabili specializzati.

Il modulo scelto deve essere approvato con ordine del capo dell'azienda. Indipendentemente dalla forma del documento, ci sono alcune informazioni che devono essere riportate nella busta paga. Questi dati includono:

• informazioni sul dipendente, fornite dal suo nome completo e posizione;
• il periodo per il quale viene calcolato lo stipendio;
• l'importo del pagamento rappresentato da stipendio, indennità varie o bonus;
• trattenere l'imposta sul reddito delle persone fisiche o altri pagamenti sui salari. imparerai a compilare correttamente la dichiarazione dei redditi 3-NDFL;
• l’importo totale pagato al dipendente.

La busta paga viene rilasciata in formato cartaceo o elettronico ai dipendenti ed è possibile inviare il documento all'e-mail di un dipendente dell'organizzazione. puoi leggere cos'è l'estratto conto del libro paga T-49 e come viene redatto.

La procedura di emissione è fissata nei documenti normativi interni dell'organizzazione, nonché in. Inoltre, il capo dell'azienda emette un ordine corrispondente.

Le imprese non sono tenute a conservare copia delle buste paga nei propri archivi, quindi se un dipendente perde il documento non potrà richiederne copia al datore di lavoro.

In questo caso l'azienda deve avere la conferma che il documento è stato rilasciato al dipendente. Se non esistono prove, l'ispettorato del lavoro può ritenere responsabile l'azienda, quindi, sulla base dell'art. 5.27 del Codice amministrativo, viene pagata una multa da 30 a 50 mila rubli.

Se un'azienda decide di rilasciare le buste paga ai dipendenti in formato cartaceo, a tale scopo dovrà essere tenuto un apposito giornale. Ha lo scopo di inserire informazioni su quando esattamente i documenti sono stati rilasciati ai dipendenti.

Al ricevimento del foglio, ciascun dipendente appone la propria firma sul giornale. Se l'azienda viene ispezionata da specialisti dell'ispettorato del lavoro, questo giornale viene sottoposto all'esame come conferma del rispetto dei requisiti legali.

Conclusione

Le buste paga possono essere redatte dal datore di lavoro utilizzando un proprio modulo, ma devono contenere le informazioni necessarie, senza le quali sono considerate non valide.

I dirigenti aziendali devono avere la prova che rilasciano ricevute mensili ai dipendenti. In mancanza di tali prove la società sarà ritenuta responsabile.

Oggi più del 53% dei datori di lavoro non rilascia buste paga ai propri dipendenti: questo è il risultato di un sondaggio tra le aziende. Meno della metà degli intervistati ha risposto che tali documenti vengono rilasciati ai dipendenti, ma non hanno nulla che lo confermi. E solo un decimo degli intervistati ha dichiarato di rilasciare fogli rigorosamente contro la firma dei dipendenti per dimostrare il rispetto dei requisiti della legislazione sul lavoro. Le risposte dei rappresentanti delle aziende non sorprendono: sembra che le buste paga appartengano al passato. Tuttavia, le norme del Codice del lavoro che obbligano le aziende a rilasciare tali documenti ai dipendenti contro firma non sono state cancellate. Ai sensi dell'articolo 136 del Codice del lavoro, al momento del pagamento degli stipendi, il datore di lavoro è tenuto a comunicare per iscritto a ciascun dipendente le componenti dello stipendio, l'importo degli importi maturati e trattenuti.

Nota

Il Ministero del Lavoro, con la sua lettera che chiarisce la procedura per l'emissione dei volantini, facilita il compito agli imprenditori. L'agenzia non introduce una procedura obbligatoria per l'emissione di fogli solo in formato elettronico; il datore di lavoro ha il diritto di emettere documenti anche in formato cartaceo - come si suol dire, "alla vecchia maniera".

Su supporto cartaceo o elettronico?

Del problema si è occupato il Ministero del Lavoro, che non molto tempo fa ha ricordato agli imprenditori l’obbligo di emettere documenti di liquidazione (lettera del 21 febbraio 2017 n. 14-1/OOG-1560). Il dipartimento ha osservato che il Codice del lavoro non definisce come un'azienda dovrebbe trasferire le buste paga ai dipendenti. Pertanto gli esercenti hanno la facoltà di emettere documenti sia in formato cartaceo che elettronico inviando un foglio via email. Dal mio punto di vista, l'invio di tali documenti via e-mail fa risparmiare tempo sia al commercialista che al dipendente a cui è destinato il foglio. Il contabile non ha bisogno di stampare il documento e il dipendente che riceve lo stipendio su una carta bancaria non ha bisogno di recarsi all'ufficio contabilità per ottenere un foglio. Se un'organizzazione decide che un dipendente riceverà una busta paga in formato elettronico, questa procedura deve essere sancita dalle normative locali. Questa posizione è condivisa da Rostrud (lettera del 27 dicembre 2016 n. PG/36563-6-1).

Punizione significativa

Se un'azienda in linea di principio non rilascia le buste paga o lo fa ma non in tempo, l'Ispettorato del lavoro può affidarla oggi alla responsabilità amministrativa. Le sanzioni sono stabilite dall'articolo 5.27 del Codice amministrativo:

• multa per le aziende - da 30.000 a 50.000 rubli (da 50.000 a 70.000 rubli per violazione ripetuta);
• per i funzionari: un avvertimento o una multa da 1.000 a 5.000 rubli (da 10.000 a 20.000 rubli per violazione ripetuta);
• per gli imprenditori: una multa da 1.000 a 5.000 rubli (da 10.000 a 20.000 rubli per violazione ripetuta).

Inoltre, va notato che se i controllori puniscono un'azienda per reati recidivi con sanzioni inasprite, il manager o il singolo imprenditore può essere squalificato per un periodo da uno a tre anni. Si tenga presente che il Ministero del Lavoro, emanando una lettera in cui chiarisce la procedura per l'emissione dei volantini, facilita il compito agli imprenditori. L'agenzia non introduce una procedura obbligatoria per l'emissione di fogli solo in formato elettronico; il datore di lavoro ha il diritto di emettere documenti anche in formato cartaceo - come si suol dire, "alla vecchia maniera". Il principale fattore motivante per l'organizzazione della procedura di emissione delle buste paga era e rimane le sanzioni per mancato rispetto delle leggi sul lavoro.